[Soft skills series] #01 – Quản lý thời gian cho cá nhân

Nguồn thời gian của tất cả chúng ta đều có hạn, đặc biệt là quỹ thời gian dành cho công việc (một ngày chỉ có 8 tiếng ~ 1 tuần là 40 tiếng). Nội dung công việc không chỉ giống nhau, lặp đi lặp lại mà ngày càng có sự đa dạng, độ phức tạp…

Hơn nữa, trong công việc không phải một mình bản thân thực hiện mà còn liên kết, làm việc với các thành viên khác trong team, hay thậm chí là với các teams khác…

Vậy làm thế nào để luôn đảm bảo được việc hoàn thành tốt các công việc được giao? Bốn bước dưới đây bao gồm định hình và hệ thống hóa các task, giúp cho việc quản lý thời gian sẽ trở nên hiệu quả.

1. Lọc ra các task cần thiết

Đầu tiên, xác định số task cần làm trong khoảng thời gian mà mình có. Nếu không xác định được các đầu task của bản thân thì rất khó để lập kế hoạch thực hiện.

Ngoài ra các task không cần thiết, bỏ qua được thì cũng nên cân nhắc trước khi đưa vào list todo để tránh làm sao nhãng, giúp tập trung cao độ cho việc quan trọng hơn.

2. Xác định độ ưu tiên cho từng task

Sau khi định hình ra được các công việc mình phải làm thì tiếp theo là bước xác định độ ưu tiên cho từng task.

Để xác định độ ưu tiên, ta nên lưu ý đến 2 yếu tố là tính khẩn cấp và tính quan trọng.

 Được chia ra theo 4 mức độ dưới đây:

Mức độ 1: Task vừa khẩn cấp vừa quan trọng

Mức độ 2: Task không quan trọng nhưng khẩn cấp 

Mức độ 3: Task không khẩn cấp nhưng quan trọng 

Mức độ 4: Task không khẩn cấp và cũng không quan trọng

3. Đưa ra thời gian có thể hoàn thành cho các task

Sau khi xác định được độ ưu tiên cho từng task rồi, tiếp đến sẽ quyết định kỳ hạn cho từng task. Ở bước này điều quan trọng nhất là đặt thời gian cụ thể. Bằng cách đặt ra thời hạn (mất bao nhiêu ngày, bao nhiêu tiếng…) để có thể làm việc một cách có ý thức về thời gian đã đặt ra. 

Kỳ hạn của một task không nên đặt ra dài hơn so với thời gian thực tế. Bởi vì nếu bạn càng kéo dài cho thời gian của bản thân thì task sẽ càng kết thúc chậm trễ và làm mất thêm quỹ thời gian mà mình có.

Có hai lưu ý nhỏ là: 

  • Những task không quan trọng nhưng cần gấp (Mức độ 2): Thường đây sẽ là những task nên hoàn thành trong thời gian ngắn.
  • Những task không cần gấp nhưng quan trọng (Mức độ 3): Thường sẽ là những task cần làm kỹ lưỡng, chỉn chu trong 1 khoảng thời gian phù hợp, không quá gấp.

4. Áp dụng vào schedule thực tế

Thực hiện kế hoạch ở trên vào thực tế. Sẽ có những trường hợp thời gian không đủ để hoàn thành task thì hãy cân nhắc tạm hoãn các task có độ ưu tiên thấp hơn sang 1 bên. Bởi vì thời gian là có hạn, nếu mình chưa hoàn thành thì task vẫn còn đó. Thế nên cần chủ động linh hoạt điều chỉnh để giải quyết từng task theo độ ưu tiên đã đặt ra ban đầu.

Việc lên schedule không chỉ đơn thuần là xây dựng một kế hoạch/lịch trình, nó còn giúp cho việc kiểm tra tiến độ công việc, dự đoán có đáp ứng được theo kế hoạch hay trễ hơn so với dự kiến, v.v..

Người giỏi quản lý thời gian là người có thể nghiêm khắc với chính bản thân mình.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

Blog at WordPress.com.

Up ↑

%d bloggers like this: